Najpopularniejsze narzędzia lean management – jak je zastosować w praktyce?

Lean management i lean manufacturing to filozofie pracy, w ramach których wypracowano praktyczne narzędzia. Wdrożenie wielu z nich nie wymaga dużego wysiłku i wysokich nakładów finansowych. Jakie narzędzia lean warto stosować w zakładzie pracy i o czym pamiętać, aby przyniosły zamierzony skutek?

Metody lean łatwo dopasować do specyfiki przedsiębiorstwa

Dużą zaletą narzędzi lean management czy lean manufacturing jest ich elastyczność i uniwersalność. Funkcjonują równie dobrze w niewielkich zakładach jak i ogromnych, rozproszonych geograficznie organizacjach. Ważny jest jednak dobór adekwatnych narzędzi – takich, które będą dopasowane do skali działalności firmy i jej charakteru. Dopiero wtedy pozwolą na optymalizację pracy, ograniczenie kosztów i zwiększenie komfortu pracowników.

Metody lean najczęściej stosuje się w zakładach produkcyjnych, logistycznych, magazynach i innych firmach związanych z przemysłem. Jednak ze względu na dużą uniwersalność, z rozwiązań tych chętnie korzystają także inne branże, w tym te związane z pracą biurową.

Więcej na temat zastosowania lean w praktyce przeczytasz w naszym artykule: Koncepcja lean w produkcji i magazynie – co warto wiedzieć?

Metoda 5S – jedno z podstawowych narzędzi lean management

Lean oznacza szczupłe zarządzanie (lean management) lub szczupłą produkcję (lean manufacturing) – metody „odchudzone” ze zbędnych, nieefektywnych elementów. Oznacza to ograniczenie marnotrawstwa (w kontekście czasu, zasobów, komunikacji i innych aspektów codziennej pracy).

Jedną z ważnych zasad szczupłej produkcji jest zasada 5S. Pochodzi od pięciu określeń w języku japońskim, które w wersji polskiej brzmią:

Selekcja/sortowanie – tzn. wykorzystywanie tylko tych narzędzi, które rzeczywiście są potrzebne w danym momencie na danym stanowisku pracy.
Systematyka (uporządkowanie) – to między innymi ustalenie sposobu przechowywania narzędzi. Narzędzia powinny być łatwo dostępne, dobrze oznaczone, a pracownicy nie powinni tracić czasu na ich szukanie, czyszczenie, czy naprawianie.
Sprzątanie – zgodnie z zasadą lean porządek i ograniczanie marnotrawstwa są kluczowe dla utrzymania efektywności pracy. Dotyczy to także utrzymania porządku w trakcie wykonywania codziennych obowiązków, co sprzyja utrzymaniu koncentracji, zwiększa efektywność i zadowolenie z pracy.
Standaryzacja – procedury, które pozwalają automatycznie, sprawnie działać w przypadku wystąpienia określonego problemu. Wiele z takich sytuacji (np. awarię maszyny, brak pracownika na linii produkcyjnej) można wcześniej przewidzieć i przygotować plan działania. Standaryzacja dotyczy również oznaczeń narzędzi, przestrzeni w zakładzie czy sposobów komunikacji. To wszystkie czynności, które sprzyjają automatycznemu wykonywanie obowiązków.
Samodyscyplina – stosowanie się do założonych wcześniej zasad i motywowanie pracowników do ich przestrzegania. Ważne jest, aby dobre praktyki stosowali pracownicy w różnych działów – od pracowników linii produkcyjnych, aż po osoby zarządzające całym procesem.

Kaizen jako metoda lean management

Ważną częścią koncepcji lean, szczególnie w kontekście zarządzania produkcją, jest Kaizen. Słowo to w języku japońskim oznacza „zmianę na lepsze” i polega na nieustannym doskonaleniu – poszukiwaniu obszarów do naprawy lub rozwinięcia. Mapuje się również obszary, w których dochodzi do marnotrawstwa różnego typu. W tym celu wykorzystuje się kreatywność i pomysłowość pracowników, na różnych szczeblach organizacji. Efektem Kaizen powinno być dostarczenie najwyższej możliwej wartości klientowi. Jednocześnie ważnym aspektem jest zachowanie szacunku dla każdej osoby zaangażowanej w proces – także pracowników firmy.

Zasady KAIZEN to między innymi:

Pytaj dlaczego – aż do momentu, gdy znajdziesz źródło problemu. Warto wykorzystać tę zasadę w burzach mózgów i zaangażować w proces wielu członków zespołu (także tych, których problem nie dotyczy bezpośrednio, ze względu na ich świeże podejście do tematu).
Kwestionuj ustalony stan rzeczy – z dobrymi intencjami. Zastanów się, czy dobrze funkcjonujący proces nie mógłby funkcjonować jeszcze lepiej.
Myśl rozwiązaniami i działaj – nawet jeśli zauważysz problemy, które mogą utrudnić realizację celów. Spróbuj znaleźć ich rozwiązanie, a jeśli to niemożliwe, zrealizuj te aspekty planu, które przyniosą korzyści dla przedsiębiorstwa.
Staraj się poprawiać błędy na bieżąco i nie kumulować zadań, których natychmiastowe wdrożenie zajmie niewiele czasu. Spiętrzenie wielu drobnych obowiązków zniechęca do działanie i generuje chaos.

Pozostałe narzędzia lean, które warto wziąć pod uwagę

Ciągły przepływ pracy i system ssący – taki, w którym komponenty produkowane są dokładnie w takiej ilości, w jakiej są potrzebne na dalszym etapie. W ten sposób ogranicza się ryzyko nadmiernego zatowarowania, ogranicza magazynowanie lub niedobory materiałów. System ssący, to przeciwieństwo stosowanego często systemu pchanego. Można niekiedy spotkać się także z nazwą „system just in time”.
Karty Kanban – narzędzia do wizualnego zarządzania zadaniami. Na kartach tego rodzaju umieszcza się różnego typu informacje ważne dla pracowników na różnych etapach pracy z produktem (np. data produkcji lub modyfikacji, liczba wyprodukowanych sztuk, numer serii, uwagi, itd.).
SMED – to skrót od angielskiego zwrotu single minute exchange of die. Polega na ograniczenia czasu przezbrajania maszyn (lub innej podobnej czynności związanej ze zmianą ustawień) do krótkiego odcinka czasu, zwykle 10 min.
TPM (Total Production Maintenance) i autonomizacja (automatyzacja z wykorzystaniem potencjału człowieka) – zaangażowanie pracowników linii produkcyjnych w bieżące monitorowanie stanu maszyn i prowadzenie drobnych napraw, gdy to możliwe. Efektem jest skrócenie procesów decyzyjnych i usprawnienie procesu.

Tablica Kanban

Jakie produkty i narzędzia pomogą wdrożyć Kaizen w praktyce?

Tablice cieni to niewielkie narzędzia, które pozwalają skutecznie realizować zasadę 5S w praktyce. Na takiej tablicy określone jest miejsce umieszczenia każdego narzędzia wykorzystywanego na danym stanowisku pracy. Dzięki temu:

pracownicy mają łatwy dostęp do narzędzi,
ogranicza się ryzyko zgubienia narzędzi,
można łatwo kontrolować ich bieżący stan (dzięki temu odpowiednio szybko zauważyć brakujące lub uszkodzone elementy),
ogranicza się marnotrawstwo (czasu na szukanie/przygotowywanie narzędzi),
zwiększa się komfort i efektywność pracy, dzięki utrzymaniu porządku na stanowisku pracy.

Z kolei kącik czystości pozwala w podobny sposób organizować urządzenia i produkty do czyszczenia. W połączeniu z tablicą cieni umożliwia łatwy dostęp do narzędzi i utrzymanie stanowiska (lub jednocześnie kilku stanowisk) w czystości. Taka organizacja przestrzeni i przedmiotów użytkowanych w codziennej pracy pozwala na wypełnienie większości założeń zasady 5S.

Inne fizycznie rozumiane narzędzia lean management, które usprawnią działanie zakładu, to na przykład:

Tablice lean management – na przykład tablice produkcyjne (do wizualnej organizacji procesów), tablice przyjęć, audytów, problem solving, SQDP i wiele innych.
Tablice wizualizacyjne 5S – dostępne w wielu wariantach. Mogą dotyczyć na przykład wizualizacji hali, usprawniania procesu pakowania, odkładania, czy segregacji. Często stosuje się także tablice ze schematami kolorystycznymi 5S.
Panele informacyjne i foldery naścienne – które pozwalają na łatwy dostęp do różnego rodzaju instrukcji, zestawień, zaleceń i innych materiałów przydatnych na danym stanowisku pracy.
Oznakowanie – ciągów komunikacyjnych, maszyn, określonych przestrzeni w zakładzie, oraz oznakowanie w mniejszej skali – stanowisk pracy, czy stołów warsztatowych.

W naszym sklepie znajdziesz także produkty wykonywane na zamówienie – indywidualnie dostosowane do procesów realizowanych w Twoje firmie.